【活動レポート】積年の課題であったデータ管理を超速で改善！生産性向上＆今後の事業拡大に向けた礎の構築に成功！！

「もやもや解消支援」をさせていただき、対応方向性を導き出してから約1ヶ月。実際に対応案を具現化し、業務運用開始まで辿り着くことができました！

内容は機密情報ですので詳細まで書けませんが、大まかな対応概要をレポートいたします。※1

関連記事

【活動レポート】社内データを外出先や在宅勤務で使えるようにしたい！

｢もやもや解消支援｣を、税理士事務所様に向けて開催させていただきました！ 内容は機密情報ですのでここでは具体的には書けませんが、大まかには以下のような内容で実施させていただきました。※1 [adcode-start] お題：社内デ[…]

課題

税理士様、スタッフ様合わせて10名規模の、税理士事務所様における対応事例となります。

当税理士事務所様では「社内データを外出先や在宅勤務で『現状よりも効率的に』使えるようにしたい！」とお悩みをお持ちであり

• 色々なサービスを利用するもうまく使えているのか分からない
• 散らばっているストレージサービスを集約したい
• 漠然と不安に思っているセキュリティについてリスクを明確化し、より強固にしたい
• このままでは繁忙期の作業ボリュームや事業拡大時の足かせになる

と危機感を抱かれておりました。

検討した結果、対応案にて改善できそうな見込みが大きいことから、前に進めることになりました。

解決方法

今回の解決策として「NASを導入する」という形を採用いたしました。

NASとは、Network Attached Strageの略で、ネットワーク上(社内)に配置するデータ管理や複数端末からのアクセスに秀でたサーバ、というものになります。
大容量も確保でき、機能拡張性もある。そして、値段もリーズナブル。

当然、NASを導入することが常々の最適解ではないのですが、今回は以下のようなメリットがあると考え、導入を決定いたしました。

• 明示的なコスト削減効果：データ管理場所に外部からでも直接アクセスすることで、外出先での作業や在宅勤務における無駄なファイルデリバリ作業を無くすことができる。
• 暗黙的なコスト削減効果：クラウドサービス(Dropbox等)含め、データ管理場所を集約できることで、スタッフ様含めたデータ管理をシンプルにできることで、余計な作業コストの削減が期待できる。(ご利用されている様々なサービスの交通整理にもなる)
• 移行によるクライアント様への影響なし：税理士事務所様のお客様であるクライアント様とのやりとりにクラウドサービス(Dropbox等)をご利用されていますが、クライアント様側から見た変更＝影響はない形で実施可能な対応である。
• 高レベルなセキュリティが実現可能：データを不用意に外部に持ち出すことなく業務実施が可能、アクセスログもしっかりと確保できる、など、セキュリティ面の大幅な向上が見込める。
• 高レベルなバックアップが実現可能：バックアップも高次元で完備。フルバックアップはもちろんのこと、個別ファイルのバージョンをさかのぼることも可能(間違えてファイルを編集保存してしまった時などに有効)。また、業務端末をまるごとバックアップすることも可能。当然、自動で定期的にバックアップ実行可能。
• 高い費用対効果：当案件の内容から必要となるマシンスペックを考えると、機材代は10万円前後で可能。(弊社の対応費用は別途必要です)
• 未来の振り回されリスクの低減：クラウドサービスの場合、突然の値上げや機能変更などが勝手に行われることがあるため、長い目で見るとリスクになります。今回のNASの場合、買い切りですので見通しがしやすいです。
• 未来への礎(1)：拡張性が高いNASを選定することで、導入後も色々な武器を手にすることが期待できる。例えば、自前のプログラムを稼働させることも可能。NAS自体も継続した機能強化がなされます。
• 未来への礎(2)：会計ベンダー様のサーバや機材をメインでご利用されていますが、あまり細かな設定ができない、業務用端末を増やすたびに特別な設定が必要になる、など、小回りがきかない。そういった状況から脱却できる可能性がある。

導入効果

もくろみ通り、実作業面でのコスト削減、各種管理のシンプル化、足かせとなりうる既存システムからの(ある程度の)脱却、今後の事業拡大に向けた礎を築くことができました！
もちろん、継続して使うことでより果実が得られるものであり、運用もしっかりとしていかないといけませんが、構築としては確固たるものが行えたと思います。

• 税理士様の本業ではないファイルデリバリ作業がなくなりました。(毎回、数時間は要する作業とのこと。)
• データ管理が煩雑になっていた点を一掃しました。かつ、クライアント様への影響はゼロでした。
• セキュリティレベルが格段に上がりました。在宅勤務時に事務所内から不用意にデータを持ち出す必要がなくなりました。また、2段階認証を採用したため、事務所内への不正アクセス対策も強固なものとなりました。
• ご利用中の一部のサービスが不要 or 安いプランで対応可能となる見込みであり、その分の月額利用料を減らせることが期待されています。(並行稼働を行い、問題ないことを確認した後に解約予定)
• データ移行、業務リリースと、スタッフ様含めてほぼ混乱なく実施完了しました。

なお、弊社ではモノ自体の販売で利ざやは取ることはいたしておりませんので、お客様の方でAmazonや楽天市場等で購入できる「素のお値段」で機材をご購入いただきました。

お客様(税理士事務所様)の声

導入後に実施したアンケートでは構築に関係した皆様から「大満足」の評価もいただくことができ、思い描いた仕掛けはしっかりと導入できたと思います。

• 内容的にわからないことも多く不安もありましたが、1つ1つの課題についてわかりやすい説明をいただいたため、自信をもって導入に踏み切ることができました。
• 技術面で貴社に完璧にサポートして頂いたのでその点の不安は殆どなく、リリースまでの苦労や不安はそれほど大きくはありませんでした。
• 業務リリースまでに数々の技術的な課題が発生しましたが、その課題に対するご提案・ ご対応は的確かつ迅速だったと感じております。
• 解決案の提示や対応スピードがむしろ速すぎて、逆にあおられてしまった気がします。笑
• 思いつきの課題にも嫌がらず丁寧に対応していただきました。
• 設計中も様々なアイデアを迅速に出して頂けたことで、私たちも触発されました。正直、貴社のアイデアには敬服しております。
• 積年の課題だったデータ管理周りが、これだけ短期間で改善できることを嬉しく思います。
• これだけの短期間で導入まで進められたのは、貴社のご尽力あってこそと感じております。
• 今回の対応をするまではあまり気がついていませんでしたが、セキュリティの重要性を感じることができました。クライアント様のデータを預かる身として、一段と考えるきっかけになりました。些細なことでも、知っているのと知らないのとでは雲泥の差があり、また、今回の対応では非常に強固なセキュリティが実現できたと思います。
• 個人的には、ユーザ側視点でシステムを考える立場になったことは良い経験になりました。(元、システムエンジニアの税理士様)また、NASをはじめ、最新のITを知る良い機会になりました。
• IT周りで苦労されている会社様は数多くいらっしゃいます。貴社の課題解決力がその苦労の解消につなげられると感じております。

弊社から見て

こちらからのお願い等に対して、非常に迅速にご確認・ご判断を実施いただけたお客様であり、結果的にものすごく迅速に物事を進めることができました。
弊社のみの頑張りだけではここまでのスピード感をもった対応は実現できないものであり、感謝の気持ちしかありません。

つまるところ、お客様自身が使い続けることになるシステム。それに対し、真っ向から検討いただき、ご対応いただけたのは弊社としても非常にやりがいがあるものでした。

NASへの投資判断を決定なさってから約1ヶ月で業務リリースまで完遂。

• 課題・タスクは33件。(細かいレベルのものは除いてカウント)
  平均すると1件/日の発生スピードでした。
• 検討資料や設計書は15本。
  機器選定、全体構成設計、利用サービス設計、ネットワーク設計、アクセスコントロール設計、バックアップ設計、運用設計、データ移行設計、詳細キッティング設計など、全体的な設計からリリース、実際の運用まで、全てをこの短期間で対応。
  大粒課題もありましたが、メリットデメリットを鑑み、迅速にご判断いただけました。
• データ移行や業務リリース後にも利用するツールを構築

また、安定した運用を支えるため、弊社にて運用管理をさせていただくことになりました。
企画〜構築〜運用の全てにおいて関係させていただくことで、お互いにとって高品質、結果的に低コストでの維持運用が実現できると考えています。(言い方は悪いですが、作り逃げ、のようなことが多々ある業界だと思っています・・・)

課題の洗い出しからグランドデザインの作成、実構築(プログラミング含む)、データ移行を含めた業務リリース、そして運用と、全てにおいて、相当なスピード感で高品質なモノをご提供できるのは、弊社の強みとなります。
ITストラテジスト、プロジェクトマネージャ、情報処理安全確保支援士といった多数の高度情報処理資格の所有(幅広い知識や経験を保有)、さらにはネットワーク構築やプログラミング可能なスキルを有しているからこそ実現できた事例だと考えます。

(手前味噌なお話で恐縮すが・・・)
NAS導入実施完了後、お客様より贈り物をいただきました。
そんなことをまったく期待しておりませんでしたが、こういったお心遣いは大変嬉しく涙モノであり、また、弊社としてもしっかりと付加価値をご提供できたあらわれなのかなと感じました。
より多くの企業様にこういった価値をお届けしたい、とあらためて決意した次第です。

ご相談、承ります

当ケースに限らず、「もやもやしているのだけどどうすればよいのかよく分からない・・・」「より良くしたいのだけど進め方が分からない・・・」というお悩みがございましたら、お気軽にご相談下さい。

当ケースのような内容を実施したい場合でも、貴社においてそのまま適用するのが最適解かどうかは分かりません。
些細なことで大きな効率化や付加価値を享受できるかもしれません。ITを活用する必要すらないかもしれません。
そのため、まずは、各種ヒアリングさせていただき、どうすべきか、という点から検討させていただきます。

ITを武器にしたいが、自社内でIT担当者や専門家の確保までは難しい。また、こういったことを主体的に検討する余力もない。
そのような状況に当てはまる方。弊社を利用し、武器を手に入れませんか。

ご連絡、お待ちしております。(Web画面右下のチャット、もしくはお問い合わせまで)

※1 当ブログに掲載する旨、ご了承いただいております。